Räume, in denen Veranstaltungen der Schule stattfinden oder stattfinden sollen, sollten mit besonderer Sorgfalt betrachtet und gestaltet werden. Hier spielen viele Faktoren für eine barrierefreie und sichere Gestaltung eine Rolle.
Eine wichtige und grundlegende Frage für Schule und Schulträger ist der Genehmigungsstatus der/des Veranstaltungsräume/-raums.
Handelt es sich bei den Räumlichkeiten um eine genehmigte Versammlungsstätte, sind in der Regel viele Aspekte der Sicherheit bereits berücksichtigt und eingeplant (Fluchtwege, Fluchtwegebreiten, Bestuhlungspläne, Personenanzahl, ggf. weitere Vorgaben und Maßnahmen für die Umsetzung von Veranstaltungen).
Handelt es sich bei den Räumlichkeiten nicht um eine genehmigte Versammlungsstätte müssen die geplanten Veranstaltungen (Nutzungsänderung) bei der zuständigen Bauordnungsbehörde beantragt werden. Auch die Vorgaben der Unfallversicherungsträger sind immer bei Veranstaltungen zu berücksichtigen. Auf jeden Fall sollte vor jeder Veranstaltung eine Gefährdungsbeurteilung erstellt werden oder vorhandene Grundlagen genutzt und an die jeweilige Veranstaltung angepasst werden (soweit notwendig).